AI 工作系統設計畫布

靈感參考

🎯 應用場景靈感庫

30+ 具體工作流程範例，找到屬於你的 AI 系統切入點

晨間簡報

Gmail 掃未讀 → Calendar 今日行程 → Asana 到期任務 → Notion Dashboard

每天早上 8 點自動整合，打開 Notion 就看到「今天要做的三件事」。

週五收工報告

Asana 本週完成 → Gmail 重要往來 → Calendar 會議摘要 → Notion 週報 → Gmail 草稿

自動彙整本週產出，產生週報草稿備主管確認。

週日備戰

Calendar 下週行程 → Asana due 任務 → Notion 下週計畫 → Calendar 塞 focus time

週日晚上自動規劃下週，連 focus time 都幫你排好。

月度回顧

Asana 完成任務統計 → Notion 月報 → Google Drive 存檔 PDF

自動彙整本月成果，形成可分享的月報文件。

年度 OKR 追蹤

Asana Goals → Notion OKR Dashboard → 每月排程自動更新

目標進度定期自動更新，不再忘記追蹤年度目標。

Email 分流變任務

Gmail 讀信 → 判斷是否需行動 → Asana 建任務 → Gmail 回覆確認收到

重要信件自動轉成任務，再也不會漏掉 action item。

會議邀請整理

Gmail 搜尋 meeting 未讀 → Calendar 比對衝突 → 草稿回信接受或改期

自動偵測時間衝突，產生回信草稿，一鍵確認行程。

發票 / 收據歸檔

Gmail 搜尋 invoice/receipt → PDF Tools 抽金額 → Notion 記帳 → Google Drive 歸檔

報帳文件自動整理，再也不用手動對帳。

電子報摘要

Gmail 搜尋 label:newsletter → 摘要重點 → Notion 每週 newsletter 頁

一週的電子報濃縮成一頁重點，15 分鐘掌握行業資訊。

客戶回信初稿

Gmail 讀對話串 → Notion 查 context → Gmail 產生草稿

參考過往紀錄自動產生回信初稿，保持對話一致性。

會前 brief

Calendar 下一場會 → Gmail 與會者往來 → Drive 相關檔案 → Notion 會議 brief

進會議室前，自動備好背景資料和待討論議題。

會後 action items

Notion 讀會議筆記 → Asana 開任務並分派 → Gmail 寄 summary → Calendar 排 follow-up

會議結束後自動拆分任務、分派負責人、寄出摘要。

自動找時段開會

Calendar find_meeting_times → Gmail 寄候選時段

自動找出雙方空檔，省去來回確認的時間。

會議瘦身稽核

Calendar 本週會議列表 → 標示可縮短/取消 → 建議調整

每週自動診斷行程，找出「可以取消的會議」。

跨時區約會

Calendar 找共同空檔 → Gmail 寄含多時區的邀請

跨國開會自動轉換時區，邀請信附上對方當地時間。

合約關鍵條款抽取

Drive 合約 PDF → PDF Tools 讀內容 → Notion Database → Calendar 設續約提醒

自動提取到期日和付款條款，提前 60 天提醒續約。

報價單比較

Drive 多份報價 PDF → PDF Tools 抽數字 → xlsx 比較表

多家廠商報價一鍵比較，自動產生決策用的對比表格。

表單批次填寫

PDF Tools 載入個人資料 → 批次填入 20 份 PDF → 存回 Drive

重複性的報名 / 申請表格，一次自動填完所有份數。

簽到表數位化

PDF Tools 抽手寫欄位 → Notion 參加者名單 → Gmail 寄感謝信

活動結束後，紙本簽到表自動轉成數位名單並發送感謝信。

掃描收據報銷

Drive 收據照片/PDF → PDF Tools 抽金額日期 → xlsx 報銷表 → Gmail 寄會計

把一疊收據照片變成結構化報銷表，五分鐘搞定整月報帳。

競品網站監控

每週排程 → Chrome 開競品定價頁 → 抓取文字 → Notion 記錄變化 → Gmail 通知

競品改價或更新頁面時，自動偵測並通知你。

後台資料搬運

Chrome 登入 SaaS 後台 → 抓取表格 → 存成 csv → Drive

沒有 API 的系統也能自動導出資料，不需要工程師介入。

線上表單自動填

Notion 讀資料 → Chrome 開表單 → form_input 填入 → 截圖存證

重複性的線上申請表自動填寫，並留下截圖作為憑證。

網路研究整理

Chrome 開 10 個研究分頁 → 抓重點 → Notion 研究庫 → Asana 建閱讀任務

大量網頁資料一次整理進知識庫，不再有遺漏的書籤。

機票 / 住宿比價

Chrome 多站搜尋 → 比較表 → Notion 行程規劃

出差前自動比較多個平台價格，產出最優方案推薦。

把 Drive 變知識庫

Drive 搜尋主題檔案 → 讀內容 → Notion 建頁面+連結 → Asana 建整理任務

散落在各處的舊文件自動重組成有連結的知識庫。

會議筆記自動分類

Notion 讀 meeting notes → 依主題打標籤 → 建立跨會議主題視圖

所有會議筆記自動分類，可按主題橫向搜尋決策歷程。

讀書筆記系統

PDF Tools 讀電子書章節 → 摘要 → Notion 讀書卡片 → 連結相關卡片

每讀完一章自動產出卡片，並連結到相關知識節點。

D1 資料庫管理

Notion 需求頁 → Cloudflare D1 建 schema + query → 結果寫回 Notion

需求文件直接驅動資料庫操作，縮短規格到執行的距離。

Worker 狀態監控

排程觸發 → Cloudflare 列出 Workers + 檢查 → Notion Dashboard → 異常時 Gmail 警告

服務異常時立即收到通知，不需要 24 小時盯著監控板。

Bug 追蹤

Chrome 重現問題 + 抓 console log → Asana bug ticket → Cloudflare 查 Worker

Bug 從重現到建單全程自動記錄，不遺漏任何錯誤細節。

部署 checklist

Notion 部署清單 → Cloudflare 執行部署 → Asana 更新狀態 → Gmail 通知團隊

部署流程標準化，每步完成自動記錄，再也不漏步驟。

學習追蹤

Notion 學習計畫 → Calendar 塞 study time → Asana 作業任務 → 每週自動 review

學習目標自動轉成行程 + 任務 + 複習機制，三位一體追蹤。

習慣養成

每日排程觸發 → Notion 打卡 → 週末產圖表

每天自動提醒打卡，週末自動產出習慣完成率圖表。

📊 產品經理（PM）

PRD 撰寫 → Notion 規格 → Asana epic/story → Calendar kickoff
Sprint Planning → Asana backlog → Notion sprint 頁 → Calendar ceremony
Roadmap Update → Asana portfolio → Notion 公開頁 → Gmail 通知 stakeholder
User Research 綜整 → Drive 逐字稿 → Notion insight 庫 → Asana opportunity ticket
每週 metrics review → D1 取數據 → Notion dashboard → Gmail 週報

💰 財務 / 會計

月結對帳 → Drive 對帳單 PDF → PDF Tools 抽數字 → xlsx 報告
變異分析 → Drive 預實績資料 → docx 報告 → Gmail 寄 CFO
SOX 測試 → PDF Tools 填工作底稿 → Drive 歸檔 → Asana 追蹤控制點
日記帳 → Gmail 收請款 → PDF Tools 讀發票 → xlsx 日記帳本
月底 Close 管理 → Asana Close Checklist → Calendar Close 行事曆 → Notion 問題追蹤

📣 行銷

Campaign 規劃 → Notion brief → Asana 執行 → Calendar 時程 → Drive 素材
內容產製 → Notion 編輯 → Drive 存圖 → Gmail 客戶審 → Chrome 發布 CMS
SEO 稽核 → Chrome 爬網站 → Notion 改善清單 → Asana 執行
Email 行銷 nurture → Gmail 測試寄送 → Notion 內容行事曆
效益報告 → D1 取流量 → pptx 給主管

💼 業務（Sales）

Daily Briefing → Calendar 今日會議 + Gmail 客戶信 → Notion today brief
Account Research → Chrome 查 LinkedIn / 公司網 → Notion 客戶檔案
Call Prep → Calendar 下場會 → Gmail 往來 → 會議 brief
Draft Outreach → Chrome 研究 → Gmail 批次草稿
Pipeline Review → Asana 當 CRM → Notion 每週管道健檢

🛠️ 工程師

Bug 重現 → Chrome 抓 console → Cloudflare logs → Asana bug ticket → Notion postmortem
API 文件查詢 → search_cloudflare_documentation → Notion 工程 wiki
部署流程 → Notion 需求 → Cloudflare 部署 Worker/D1 → Asana 更新 → Gmail 通知
Code Review 追蹤 → Gmail GitHub 通知 → Asana review 任務 → Chrome 開 PR
On-call 輪值 → Calendar on-call → 排程檢查服務健康 → Gmail 警報

📊 資料分析師

Ad-hoc 查詢 → Cloudflare D1 + 視覺化 → Notion 答案
資料探索 → Notion profiling 結果
儀表板製作 → D1 query → HTML dashboard → Drive 分享
資料品質驗證 → Asana 品質問題追蹤
週報資料 → 排程 → D1 → xlsx → Gmail 自動寄送

🎨 設計師 / 內容創作者

簡報產製 → pptx + theme-factory → Notion 大綱 → Drive 存檔
Word 文件 → docx + doc-coauthoring → Drive 分享
客戶提案 → Notion brief → pptx → Gmail 寄提案 → Calendar 排 review
資產管理 → Drive 素材庫 → Notion 資產 database + 命名規範稽核

👔 主管 / 高階管理者

戰情 Dashboard → 多源整合 → Notion Executive Brief → Gmail 早報
決策追蹤 → 會議 notes → Asana decision log → 每月 review
績效 review → Asana 任務統計 → docx 個人 review
Board Deck → 多源資料 → pptx → Drive 存檔
1:1 準備 → Gmail 近期往來 → Asana 個人任務 → Notion 1:1 筆記

🎓 HR / 招募

JD 撰寫 → Notion JD 模板 + doc-coauthoring
面試排程 → Calendar find_meeting_times → Gmail 寄邀請 → Notion 候選人 DB
面試回饋整理 → Notion 面試 notes → 綜合評估 → Asana 決策任務
報到流程 → Asana onboarding → Gmail 歡迎包 → Drive 文件包

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